【多忙でも最強にさばく!?】大量の資料を即効処理する弁護士流仕事術10の方法

仕事で大量に資料を読まなければいけない時がありますよね? 特に戦略構築やM&Aをする上でのリサーチには膨大な情報整理、編集して意思決定をする必要があります。

そんな情報過多時代の日々に疲弊してきたので、どうにかならないか解決策を探しました。そこで偶然、弁護士も同様に膨大な情報量から重要エッセンス抽出、編集し、意思決定する最強に忙しい仕事と気が付きました。そこで弁護士のプロが書いた 「情報をさばく技術」という本を読んだので、仕事術をまとめておきます。

これを知っておけば、情報の洪水にも流されず、バリバリ仕事をして高生産性をキープしたまま仕事を終えて早く帰れそうです。

 

 

情報を処理し始める前に

1:目的を明確化して、紙に書く・PCにメモる

テキスト情報で残しておくのが重要です。情報の渦の中でいつの間にか目的・ゴールを見失うことがよくあります。

 

2:まずは集める

まずは、集めることに集中しましょう!

 

3:ラベリングして整理する  

まずは情報を整理しましょう。ポストイットで書いた物をカテゴライズしていくのと同じイメージですね。

 

 4:まとめになる一枚を探す

結論や、executive summary、まとめ、結び、結語、などなど、表現は違いますが、エッセンスをギュッとまとめた一枚があるはずです。探しましょう!

誰がが集めて来てくれたなら、何から読むべきか聞く!!こんな簡単な事だったのか!と目からうろこです。

 

5:重複は必ずあるものと心得る

やむなし。そういうだぶりは無視して先へ進みましょう!

 

情報を処理するとき

6:添付、参考資料は読まない

・全て読もうとしない!

・最低限の時間で済ます!

 

7:関係図を図解する

確かに登場人物が多くなると意味が分からなくなります。

組織図、人員配置図、関係図等、一般的なフレームで整理しましょう。

 

8:客観的に動かない事実

ファクトの「時系列」を作る。

沿革や、歴史、等がまさにこれですね。

 

9:資料を読んだ際の疑問をメモる

まずは読んでみて、疑問に残った場所は、紙やテキストで残しておきましょう。

そして、疑問に答えてくれる内容を探す。

読まなければいけない環境から、探しに行く発想に切り替えるという考え方がしっくりきました。

 

10:(あなたの分担された)読み込む「目的」の答えのメモを作る

最初に作った目的に沿った答え一覧を創りましょう。

 

レポート、アウトプットに必要な資料を、ピックアップする

情報がそろえばあとはPPTに落とすなり、プレゼンテーションをするなりしましょう!

⇒こちらもおすすめ記事です。

ストーリーを崩さずに空前絶後の説得が出来るようになる!超絶怒涛のパワポ資料作成法

弁護士の仕事術を応用して、考え方もまとめておきます。

多忙な弁護士達はこのように考えていたのか、と思うとCPUの違いだけでなくソフトも違うんだなぁーと理解が深まります。

 

これを機に爆即で仕事をバリバリこなす人たちのソフトはインストールしておきましょう!

 

大量の資料を素早く読むには?

・目的を再認識する(前提として書き記した目的を見直す)

・読むべきか否かの取捨選択をして、本当に読むべき箇所を厳選して読みとる

 

情報の取捨選択の仕方・基準は?

・必要かどうか?

・重要かどうか?

を基準にする。

→ただこれは読みなれる必要や、膨大な量を読み込んだ人が、 判断できることでもあるので最初はとにかく「(やや矛盾しますが)量を読みまくることも」必要だと思います。

 

※コツとしては

・目次読み (全体像を把握する)

・タイトルよみ(タイトルで内容概略を把握する)

・複数回出てくるキーワード読み(重要なことなので記憶する)

 

分析の型として必要なのはフレームワーク

・例えば、二項対立

  • 賛成と反対
  • 肯定と否定
  • 必要と不要
  • 形式と実質
  • 原則と例外
  • 必要と許容
  • 絶対と相対

などに分けて論点を整理してみるとすっきりする。

 

パターンを見つける

※類似案件:似たようなことがある場合

(どれも)不利な話の案件

<例>

・売り上げが下がった

・訴えられた

・リベートを求められた

 

※同種案件:プロセスや理由は違うが結果が同じ

<例>

・高いから「断られた」

・他者と付き合いが長いと「断られた」

 

詳細はこの本をどうぞ

兎に角忙しすぎたり、思考停止思想な情報の渦、怒涛のPJT、炎上中の案件解決等、リサーチすべきことが多くなりすぎたらこれを見直して振り返ると、頭がすっきりすると思いますのでご活用ください。弁護士の考えを吸収するのに費用対効果が超高い本でした。

 

 

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