圧倒的な時間短縮!メールを高速化する機能実装してます?

毎日仕事でメール書きますよね?まさか毎日同じ文章をタイプしてませんか?仕事時間の大部分を占めるメール処理を圧倒的に効率化し時間短縮する方法があります。

単語登録してる?

メールでは9割位が下記のような同じ文章ではないでしょうか?

例えば、

・お世話になります・・・会社の・・・です。という定型文

・昨日のお礼

・日程の調整

・どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。の、定型文

・自分の会社名

・署名

ほとんどのメール連絡がこのような内容かと思います。それ以外であればむしろ口頭で伝えたほうがよさそうです。もしこのようなメール文章を日々利用しているのであれば、メールの型を作り圧倒的に効率化しましょう!

単語の登録機能

仕事はアウトプットで決まります。アウトプットの戦いということは、時間との闘いです。いかにして効率的に価値を生み出すのかが仕事です。とすれば、同じ文章は二度とタイプしないマインドセットが重要です。

やり方は簡単です。

単語の登録で「@どうぞ」と打ち込んだら、「どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。」と出てくるように登録すれば、「どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。」とうたなくても「@どうぞ」の4文字の入力で済みます。

登録方法

Windowsの「あ」の所で右クリックし、単語の登録をクリック。

単語の登録で「@」省略単語制作

「@おせわ」と打ち込んだら、「お世話になっております、XXXのYYYと申します。」としたい場合には下記のようにします。

私が使う事例集

以下の内容をあらかじめ打ち込んでおけば、相当メールの返信が早くなりますよ。
 
@おせわ
お世話になっております、XXXXのYYYと申します。
 
@こんご
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

@ごれんらく
ご連絡頂戴しありがとうございます。

@どうぞ
どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。

@さくじつ
昨日はどうもありがとうございました。

@さっそく
早速のご連絡を頂きありがとうございます。

@にってい
■日程: 日程調整の件ですが、下記時間帯ではいかがでしょうか。

@りょうかい
了解いたしました。

@ひきつづき

どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。
@このたび
この度はお時間頂戴しありがとうございました。

@よろしく

宜しくお願いいたします。
 
@いじょう
以上どうぞ宜しくお願いいたします。
 

簡単でしょ?

後は、@のパターンを覚えて、使いまくるだけです。

パターンを組み合わせると、例えば、

@おつ

@りょうかい 

だけで返信できることもあります。

簡単なのに効果は絶大ですので是非実装してください。オリジナルにデザインをして使いこなすのも楽しそうですね!

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